درج خودکار فهرست مطالب در Word

تمام مقاله‌ها و کتاب‌هایی که برای انتشار به صورت رسمی یا غیررسمی آماده می‌شوند، دارای فهرست مطالب هستند. یک فهرست شامل عنوان بخش‌ها، فصل‌ها و زیر عنوان‌ها می‌باشد که شماره صفحه‌های ارجاع آنها در جلوی هر عنوان درج شده است.
اغلب کسانی که از نرم‌افزار Word برای نوشتن مقالات و کتاب‌های خود استفاده می‌کنند، در پایان کار فهرست مطالب را به صورت دستی درج می‌کنند.

درج کردن فهرست به صورت دستی این اشکال را دارد که اگر به هر دلیلی مثل تغییر اندازه قلم، تغییر محل فصل‌ها و … متون جابه‌جا شوند، فهرست مطالب به روز نشده و کاربر باید مجدد اقدام به درج فهرست نماید. این کار وقت زیادی را از کاربر تلف می‌کند مخصوصاً اگر تعداد صفحه‌های مطلب تهیه شده زیاد باشد.
یکی از قابلیت‌های برنامه Word ایجاد فهرست خودکار می‌باشد. این قابلیت به نام Tables of Contents یا TOC در Word قرار داده شده است.
برنامه Word به راحتی می‌تواند از عنوانهای سند فهرست تهیه کرده و به همراه شماره صفحه در محلی که می‌خواهید قرار دهد. این فهرست همیشه قابل بروزرسانی است.

Tables of Contents می‌تواند فهرست را براساس عنوانهای یک سند ایجاد کند. این نکته را در نظر داشته باشید که Word می‌تواند تا 9 عنوان و زیر عنوان را پشتیبانی کند.
پس ابتدا باید عناوین و زیرعناوین سند را با استفاده از سبک‌های توکار Heading 1 تا Heading 9 قالب‌بندی کنید. برای این کار اشاره‌گر را در عنوان مورد نظر قرار داده و روی دکمه Style در نوار ابزار قالب‌بندی کلیک کنید و بسته به سطح عنوان یکی از سبک‌های Heading 1 تا Heading 9 را انتخاب کنید.

بعد از عنوان‌بندی سند برای آن که فهرست محتویات در اولین صفحه سند قرار بگیرد باید یک صفحه خالی در بالای تمام صفحه‌ها ایجاد کنید. برای این به اولین صفحه سند رفته و با زدن کلید Ctrl + Enter یک صفحه خالی درج کنید، حالا به ابتدای صفحه خالی جدید بروید.
منوی Insert را باز کرده و بعد از قرار دادن اشاره‌گر روی گزینه Reference فرمان Index and Tables را انتخاب کنید و در کادری که باز می‌شود سربرگ Tables of Contents را فعال کنید.

این کادر دو ناحیه Preview دارد، بخش Print Preview پیش نمایش فهرست مطالب برای چاپ می‌باشد و کادر Web Preview پیش نمایش فهرست مطالب برای صفحه‌های وب.
فعال بودن گزینه Show page numbers باعث درج شماره صفحه‌ها در فهرست می‌شود.
علامت داشتن گزینه Right align page numbers شماره‌ها را در مقابل فهرست‌ها قرار می‌دهد و غیرفعال کردن آن باعث می‌شود شماره هر فهرست در جلوی آن درج شود.
در کادر Tab leader می‌توانید یک Leader برای فاصله بین فهرست و شماره آن انتخاب کنید.
کادر Format شامل چندین قالب برای پیکربندی فهرست است.
کادر Show levels تعداد زیرعنوان‌هایی که در فهرست شرکت می‌کنند را تعیین می‌کند. یک فهرست می‌تواند تا 9 زیرعنوان را داشته باشد.
بعد از تنظیم‌های مورد نیاز روی دکمه Ok کلیک کنید تا فهرست محتویات در محلی که تعیین کرده‌اید درج شود.

بعد از درج فهرست محتویات اگر عنوانی یا زیرعنوانی را به سند اضافه یا از آن حذف کرده‌اید یا تغییر در صفحه‌های سند داده‌اید، باید فهرست محتویات را بروز رسانی کنید. برای بروز رسانی روی فهرست راست کلیک کرده و Update Field را انتخاب کنید، با اجرای این فرمان کادری به نام Update Table of Contents باز می‌شود.
این کادر دو انتخاب دارد:
Update page numbers only: فقط شماره صفحه‌های فهرست محتویات را بروز رسانی می‌کند.
Update entire table: همه محتویات فهرست را بروز رسانی می‌کند.

برگرفته از شاهوار