مشکلات برنامه Word 2007 و راه‌حل‌ها (قسمت دوم)

مرور قسمت اول
مشـــكل: عدم امكان چاپ اسناد و یا مطلوب نبودن صفحات چاپ شده
راه‌حل 1: اشـكال در چاپ بنابر دلایل مختلفی رخ می‌دهد كه ممكن اسـت به بـرنامه Word مـربوط نباشند. به منظور یافتن علل دیگر، سعی كنید تا فایل‌ها را از طـریق برنامه‌های دیگر چاپ كنیـد (بهتر اسـت از بــرنـامــه‌های Office استفاده نكنید) اگـر باز هم قادر به چاپ سند موردنظر نبودید، احتمالاً مشكل به برنامه Word مربوط نیست. اما اگر توانستید سند را چاپ كنید، سعی كنید كه یك سند Word ساده كه فقط شامل متن باشد را چاپ كنید.

اگر توانستید یك سند متنی ساده Word را چاپ كنید، سند جاری و یا یكی از بخش‌های آن ممكن است مخدوش شده باشند. بدین منظور سند را Cut كـرده و در یـك فایل جدید Paste كنیـد و مـجدداً سعی در چاپ آن كنیـد. اگر باز هـم این كار موفقیت‌آمیز نبود، جـدا كردن بخـش‌های مخـتلف سـند ممكن است علت مـشكل را نشان دهد. (ابتدا یك فایل آزمایشی با یك نام جدید ایجاد كنید)

تصاویر گرافیكی، ماكروها، هدرها، پانوشت‌ها،‌ جداول و فیلدهای ادغام شده،‌ همگی می‌توانند مـشكل‌ساز باشند. این موارد را به انتخاب خود حـذف كنید و سـپس بـررسی كنیـد كه آیا مـشكل برطرف شده است یا خیر. در صورت برطرف شـدن مشكل، آن موارد را بایـد دوباره ایجاد كنیـد و یا فایل را باز كرده و مجدداً ذخیره كنید و آیتم‌ دارای اشكال را جایگزین كنید.

راه‌حـل 2: اگـر راه‌حل قـبلی موفقیت‌آمـیز نبـود، فونـت‌ها را با فونت دیگری جایگزین كنید. برای تشخیص این امر كه آیا فونتی مخدوش شده است یا خیر، با استفاده از كلیدهای Ctrl+A كل متن را انتخاب كرده و فونت را تغییر دهید. اگـر توانستید سند را چاپ كنید، فونت را تغییر دهیـد. آسان‌ترین روش بـرای انجام این كار، استفاده از ابـزار Find And Replace است. كلیدهای Ctrl+F را بـفـشارید و سپـس روی زبانه Replace كلیك كنید. روی كادر مـحاوره‌ای Find What كلیك كنیـد تا مـكان‌نما در آن قرار گیرد. روی دكمه More كلیك كنید. سپـس روی دكمه Format و Font كلیك كرده و فونتی را كه می‌خواهید بیابید و فونت جایگزین آن را مشخص كنید. ویژگی‌های دیگر از قبیل انـدازه فونت را تغییر ندهیـد. روی OK كلیـك كرده و سپس فرآیند را تكرار كنید اما بایـد مكان‌نما در كادر مـحاوره‌ای Replace With قـرار داشـته باشـد. روی Replace All كلیك كنید تا تمامی فونت‌های مشكل آفرین تغییر یابند.

اگر مشكل از فونـت باشد، از فونت دیـگری استـفاده كرده و یا آن را مجدداً نصب كنید. نصـب مجدد فونت، فراتر از این مقاله است و در ایـن مقاله به آن نخـواهیم پرداخت، اما مایكروسافت ویژگی Find And Replace، جایگزین كردن فونت‌های مخدوش در سند را آسان می‌سازد.
مـقاله جالـبی در این خصوص ارائه داده اسـت كه با مـراجعه به این آدرس می‌توانید آن را مطالعه كنید.
اگر با اینكار مشكل برطرف نشد، احتمالاً سند دچار اشكال شده است. در این حالت باید به مشكلی كه در قسمت اول به آن پرداخته شده، تحت عنوان: «قفل شدن و یا عملكرد عجیب سند Word» مراجعه كنید.

رفع اشكالات متداول در برنامه Word 2007 (قسمت اول)

مایكروسافت رابط Word 2007 را به میزان زیادی تغییر داده و قالب‌های فایلی آن را به‌روزرسانی كرده و ویژگی‌های جدید بسیاری را به آن اضافه كرده است.
رابـط و قالب‌های فایلی جـدیـد به هـمراه بـرخی ویـژگی‌های شگفت‌انگیز، یكی از مـواردی اسـت كه كاربــرانی كه عادت به نسخه‌های قدیمی برنامه Word داشـته‌اند را به دردسر انداخته اسـت. در این سری مـقالات به رفع برخی مـشكلات در بـرنامه Word می‌پردازیم هـمچنین دسـتورالعمل‌هایی را نـیز در خـصوص Word 2003 ارائه خواهیم كرد.

مشكل: عـدم تـوانـایی نسـخه قدیـمی Word در باز كـردن فایل‌های ذخیره شده توسط Word 2007
راه‌ حل: قالب پیش‌فرض فایل‌های Word 2007 یعنی DOCX، مجموعه‌ای فشرده از فایل‌های XML ایجاد می‌كند كه هر یك شامل اطلاعاتی در مورد سند مربوطه هستند. این فایل‌ها نه تنها با نسخه‌های قدیمی Word، بلكه با سایر برنامه‌هایی كه سابق بر این، قادر به باز كردن فایل‌های Word بودند، سازگاری ندارند. كاربران Word 2003 Word 2002 و Word 2000 در صـورت نصب Microsoft Office Compatibility Pack می‌تــواننـد فایل‌های Word 2007 را باز كنند.
همچنین می‌تـوانید از گزینه Save As برای ذخیره فایل‌ها در قالـب Doc كه با نـسـخه 97 تا 2003 بـرنامـه Word سـازگار اسـت، اسـتفاده كنیـد. كاربران سایـر برنامه‌ها می‌توانند از یك مبدل فایل رایـگان مانـنـد Zamzar بهره گیرند.
اگر از ویژگی‌هایی كه منحصـر به Word 2007 هستند، استفاده می‌كنید مانند تم‌ها، این بخش‌ها در فرآیند تبدیل فایل، انتقال داده نخواهند شد و ممكن است برخی از اطلاعات از بین بروند. هنگامی كه مجدداً فایل تبدیل شده را باز كنید، Word 2007 هر تعداد از ویژگی‌ها را كه ممكن باشد، بازیابی خواهد كرد، اما نمی‌تواند تمامی فرمت‌بندی‌های از بین رفته را بازیابی كند. اگر می‌خواهید تمامی اطلاعات شما باقی بماند، بهتر است دو نسخه از فایل خود را ذخیره كنید؛ یك نسخه در Word 2007 و یـك نسخه برای كاربران سایر نسخه‌های Word.

ایجاد نیم فاصله در مایکروسافت ورد

نیم فاصله کاربردهای زیادی برای نگارش در زبان فارسی دارد، بطور مثال به سه نگارش از «می‌شود» دقت کنید. کدامیک از نظر زیبایی و نگارش صحیح‌تر است؟ «میشود» ، «می شود» ، «می‌شود»

واضح است که نگارش آخر به دلیل وجود نیم‌فاصله بین حروف ی و ش صحیح می‌باشد. قبلاً در پستی به شما آموزش داده بودیم که چگونه با استفاده از کلید ترکیبی Ctrl + Shift + 4 (عدد 4 بالای صفحه کلید) برای ایجاد نیم فاصله در ورد استفاده کنیم. اما خوب استفاده از این کلید ترکیبی کمی سخت به نظر می‌رسد. اما در این پست قصد داریم روشی را به شما آموزش دهیم که بتوانید خودتان برای ایجاد نیم فاصله یک کلید ترکیبی تعریف کنید.

آموزش
1) برنامه Word را باز کنید.
2) به منوی Insert رفته و گزینه Symbol را انتخاب نمایید.
3) در پایین پنچره باز شده قسمتی به نام Character Code وجود دارد که برای جستجوی کاراکترها از طریق کد اسکی آنها می‌باشد. برای پیدا کردن نیم‌فاصله از بین همه کد کافی است که در این قسمت 200C را وارد کنید.

4) حال بر روی دکمه Shortcut Key کلیک کنید. در پنجره جدیدی که باز می‌شود در قسمت Press new shortcut key کلیدهای Ctrl و بعد Space را همزمان بزنید (یا ترکیب دیگری از کلید‌ها)

5) حال برای اتمام کار و تایید دکمه Assign را بزنید. از این به بعد شما برای نگارش نیم‌فاصله در متون فارسی بطور صحیح کافیست کلیدهای Ctrl + Space را بزنید.
برگرفته از وبلاگ سیناک

درج خودکار فهرست مطالب در Word

تمام مقاله‌ها و کتاب‌هایی که برای انتشار به صورت رسمی یا غیررسمی آماده می‌شوند، دارای فهرست مطالب هستند. یک فهرست شامل عنوان بخش‌ها، فصل‌ها و زیر عنوان‌ها می‌باشد که شماره صفحه‌های ارجاع آنها در جلوی هر عنوان درج شده است.
اغلب کسانی که از نرم‌افزار Word برای نوشتن مقالات و کتاب‌های خود استفاده می‌کنند، در پایان کار فهرست مطالب را به صورت دستی درج می‌کنند.

درج کردن فهرست به صورت دستی این اشکال را دارد که اگر به هر دلیلی مثل تغییر اندازه قلم، تغییر محل فصل‌ها و … متون جابه‌جا شوند، فهرست مطالب به روز نشده و کاربر باید مجدد اقدام به درج فهرست نماید. این کار وقت زیادی را از کاربر تلف می‌کند مخصوصاً اگر تعداد صفحه‌های مطلب تهیه شده زیاد باشد.
یکی از قابلیت‌های برنامه Word ایجاد فهرست خودکار می‌باشد. این قابلیت به نام Tables of Contents یا TOC در Word قرار داده شده است.
برنامه Word به راحتی می‌تواند از عنوانهای سند فهرست تهیه کرده و به همراه شماره صفحه در محلی که می‌خواهید قرار دهد. این فهرست همیشه قابل بروزرسانی است.

Tables of Contents می‌تواند فهرست را براساس عنوانهای یک سند ایجاد کند. این نکته را در نظر داشته باشید که Word می‌تواند تا 9 عنوان و زیر عنوان را پشتیبانی کند.
پس ابتدا باید عناوین و زیرعناوین سند را با استفاده از سبک‌های توکار Heading 1 تا Heading 9 قالب‌بندی کنید. برای این کار اشاره‌گر را در عنوان مورد نظر قرار داده و روی دکمه Style در نوار ابزار قالب‌بندی کلیک کنید و بسته به سطح عنوان یکی از سبک‌های Heading 1 تا Heading 9 را انتخاب کنید.

بعد از عنوان‌بندی سند برای آن که فهرست محتویات در اولین صفحه سند قرار بگیرد باید یک صفحه خالی در بالای تمام صفحه‌ها ایجاد کنید. برای این به اولین صفحه سند رفته و با زدن کلید Ctrl + Enter یک صفحه خالی درج کنید، حالا به ابتدای صفحه خالی جدید بروید.
منوی Insert را باز کرده و بعد از قرار دادن اشاره‌گر روی گزینه Reference فرمان Index and Tables را انتخاب کنید و در کادری که باز می‌شود سربرگ Tables of Contents را فعال کنید.

این کادر دو ناحیه Preview دارد، بخش Print Preview پیش نمایش فهرست مطالب برای چاپ می‌باشد و کادر Web Preview پیش نمایش فهرست مطالب برای صفحه‌های وب.
فعال بودن گزینه Show page numbers باعث درج شماره صفحه‌ها در فهرست می‌شود.
علامت داشتن گزینه Right align page numbers شماره‌ها را در مقابل فهرست‌ها قرار می‌دهد و غیرفعال کردن آن باعث می‌شود شماره هر فهرست در جلوی آن درج شود.
در کادر Tab leader می‌توانید یک Leader برای فاصله بین فهرست و شماره آن انتخاب کنید.
کادر Format شامل چندین قالب برای پیکربندی فهرست است.
کادر Show levels تعداد زیرعنوان‌هایی که در فهرست شرکت می‌کنند را تعیین می‌کند. یک فهرست می‌تواند تا 9 زیرعنوان را داشته باشد.
بعد از تنظیم‌های مورد نیاز روی دکمه Ok کلیک کنید تا فهرست محتویات در محلی که تعیین کرده‌اید درج شود.

بعد از درج فهرست محتویات اگر عنوانی یا زیرعنوانی را به سند اضافه یا از آن حذف کرده‌اید یا تغییر در صفحه‌های سند داده‌اید، باید فهرست محتویات را بروز رسانی کنید. برای بروز رسانی روی فهرست راست کلیک کرده و Update Field را انتخاب کنید، با اجرای این فرمان کادری به نام Update Table of Contents باز می‌شود.
این کادر دو انتخاب دارد:
Update page numbers only: فقط شماره صفحه‌های فهرست محتویات را بروز رسانی می‌کند.
Update entire table: همه محتویات فهرست را بروز رسانی می‌کند.

برگرفته از شاهوار

حفظ ثبات فونت‌ها در نرم‌افزارهای آفیس به هنگام نمایش بر روی سیستم‌های مختلف

شاید تا به حال برای شما نیز پیش آمده باشد که در نرم​افزارهای آفیس مثل MS Word و MS Powerpoint فایلی را ایجاد کرده‌اید و سپس با فونت​های مختلف متن خود را تایپ نموده‌اید، اما وقتی آن را برای پرینت و یا نمایش، به کامپیوتر دیگری منتقل می​کنید، خواهید دید که تمام فونت‌هایتان به هم ریخته است. حتمأ می​دانید که این موضوع به خاطر آن است که شما بر روی کامپیوترتان از فونتی استفاده کرده​اید که بر روی سیستم دوم وجود ندارد! اما راه‌حل​های مختلفی برای این کار وجود دارد. یکی از آن​ها این است که از فایل خود خروجی PDF بگیریم یا از صفحه متن عکس بگیریم. اما مشکل اینجاست که اگر بخواهیم بر روی کامپیوتر دوم این فایل را ویرایش کنیم چه؟ فونت​ها را با خود حمل کنیم و روی کامپیوتر دوم نصب کنیم؟ راه حل درستی​ست اما این کار کمی وقت​گیر است! اما راه بهتری به وسیله Office 2007 امکان پذیر شده است! در این ترفند نحوه حفظ ثبات فونت‌ها بدون استفاده از راه‌های پیچیده را به شما معرفی خواهیم کرد ، البته به وسیله Microsoft Word 2007!

برای اینکار
بعد از اینکه متن خود را تایپ کردید و در آن از فونت​های مختلف استفاده نمودید، در سمت چپ و بالای Word یا Powerpoint، بر روی گوی دایره​ای شکل نرم​افزار کلیک کنید تا منوی اصلی آن باز شود. اکنون در قسمت پایینی و سمت راست این منو، روی گزینه Word Options کلیک کنید.

در پنجره​ای که باز می​شود، از قسمت Save در بخش Preserve fidelity when sharing this document، تیک گزینه Embed fonts in the file را بزنید. با انتخاب این گزینه تمام قلم​های به کار رفته در متن شما هنگام ذخیره​سازی،​ به فایل چسبیده شده و در هر سیستم دیگری که آن را باز کنید، بدون هیچ مشکلی نمایش داده می​شود.

توجه کنید که در این بخش گزینه​ای با عنوان Do not common system fonts وجود دارد که بهتر است تیک آن را نیز بزنید. در غیر این صورت، تمام قلم​های پیش​فرض سیستمی نیز به فایل، می‌چسبد و در نتیجه حجم فایل نهایی، بسیار زیاد می​شود.

چگونه در MS Word فرمول بنویسیم

اگر دانشجوی یکی از رشته‌های فنی- مهندسی بوده باشید حتما گذرتان به نوشتن فرمولها و معادلات ریاضی در گزارشهای کار، تحقیق‌ها و یا پروژه‌هایتان افتاده است. نوشتن فرمولهای ریاضی چندان سخت نیست اما هر چقدر هم که سخت باشد گاهی مجبور می‌شوید از این قابلیت استفاده کنید. البته مگر اینکه بخواهید فرمولها را با دست خط مبارک خودتان بنویسید!

در Office 2003 برای قرار دادن یک فرمول در متن‌تان کافیست از منوی Insert بر روی Object کلیک کنید. در زبانه Create New و در قسمت Object type به دنبال Microsoft Equation 3.0 گشته و آن را انتخاب کنید و دکمه OK را بزنید. در صورتی که در لیست شما وجود ندارد، باید خودتان زحمت نصبش را بکشید. روش نصب Microsoft Equation 3.0 در پایین همین پست شرح داده شده است.

اما در Office 2007 به نوار Insert بروید و در سمت راست آن دکمه «Equation» را بیابید. با کلیک بر روی آن خواهید توانست فرمول‌های خود را بنویسید.

بری نصب Microsoft Equation 3.0 در کلیه نسخه‌های Microsoft Office مراحل زیر را طی کنید:
۱) CD نصب کننده برنامه Office را در داخل درایو CD-Rom قرار دهید. توجه داشته باشید که برای اضافه کردن این قابلیت شما باید دسترسی Admin به سیستم عامل داشته باشید و این تنها مربوط به این برنامه نیست و در حسابهای کاربری محدود (Limited) که کاربران اجازه نصب یا پاک کردن نرم‌افزارها را ندارند باید از کسی که دسترسی Admin به سیستم دارد بخواهند این کار را برایتان انجام دهد.
۲) از منوی Start به Control Panel رفته و سپس بر روی آیکون Add/Remove Programs دابل کلیک کنید.
۳) در پنجره باز شده (که لیست برنامه‌های نصب شده بر روی کامپیوتر شما را نشان میدهد) بر روی Microsoft Office XP Professional (یا مشابه آن) کلیک کنید و بر روی Change کلیک نمایید.
۴) پس از آنکه پنجره Office installation باز شد، Add or Remove Features را انتخاب کنید و به مرحله بعدی بروید.
در Office2003 ممکن است که در این لحظه پنجره «Custom Setup» برای شما نمایش داده شود. مربع کوچک کنار Choose advanced customization of applications را تیک بزنید و به مرحله بعدی بروید

۵) با زدن + کنار Office Tools بر روی Equation Editor کلیک کنید و سپس Run from Computer را انتخاب کنید.
۶) بر روی دکمه Continue کلیک کنید و صبر کنید تا فایل‌های لازم از روی CD بارگذاری شوند. در پایان دکمه OK را بزنید.
بعد از نصب، برای راحتی کار می‌توانید دکمه‌ی مربوط به اضافه کردن فرمولها را به نوار ابزارهای خود اضافه کنید تا مجبور نباشید هر بار به سراغ منوی Insert و سپس Object و … بروید.

تایپ متون فارسی به شکل صحیح در هنگام ارسال ایمیل

یکی از مشکلات معمولی که کاربران فارسی زبان با آن برخورد دارند، مشکل تایپ فارسی است هنگامی که با متون انگلیسی ترکیب می‌شود. به شکلی که شما قصد تایپ یک متن فارسی را چه در Word یا در هر ویرایشگر متن دیگری همانند ادیتور ایمیل دارید و در این متن شما یک واژه انگلیسی نیز موجود است. با تایپ آن جمله شما کاملأ به هم می‌ریزد. این مشکل زمان دیگری هنگام ارسال ایمیل پیش میاید. به طوریکه ادیتورهای ایمیل معروف مانند Yahoo و Gmail نیز این ناسزگاری را دارند و جملات راست چین نمی‌شوند. اما راه حل رفع این مشکل چیست؟ این کار با ترفندی ساده قابل حل است. هم اکنون این ترفند را با کمک از نرم‌افزار Word برای شما بازگو می‌کنیم.

برای این کار همانطور که ذکر شد شما نیازمند نرم‌افزار Microsoft Word هستید.
ابتدا آن را اجرا کنید. اکنون شما باید دو دکمه Align Right و Right-to-left را فعال کنید. اگر نمی‌دانید منظور از این دو دکمه کدام است، در تصاویر زیر این دو دکمه به رنگ نارنجی در آمده است.

در پایین هم می‌توانید مثالی از این دو را مشاهده کنید

اکنون شما کافی است توسط مرورگرتان وارد قسمت Compose سرویس دهنده ایمیل‌تان شوید. متن ایمیل خود را در Word با شرایط فوق تایپ کنید و سپس با یک Copy & Paste ساده، آن را در ادیتور ایمیل وارد کنید.
به شکلی کاملأ منظم و رسمی و زیبا، حروف و جملات از راست به چپ در ادیتور ایمیل تنظیم خواهند شد. کاری که توسط خود ادیتور ایمیلتان امکانپذیر نبود.

رسم جدول در Microsoft Word به ساده‌ترین شکل ممکن!

یکی از قابلیت‌هایی که همواره در نرم‌افزار Microsoft Word از همان ابتدا موجود بوده است، امکان رسم جداول به منظور تنظیم سطرها و ستونهای مختلف در داخل متن بوده است. اما مجموعه آفیس قابلیت جالبی در این خصوص داراست. به طوریکه شما می‌توانید به سادگی تمام و تنها با استفاده از دکمه‌های کیبورد جدولهای مختلفی را در داخل Word ترسیم کنید. بدون نیاز به کلنجار رفتن با قسمتهای مختلف برنامه. در این ترفند قصد داریم تا به معرفی این موضوع که بسیاری از کاربران از آن بی‌خبرند بپردازیم.

بدین منظور
> نرم‌افزار Microsoft Word را اجرا کنید.
> تمام کاری که شما لازم است انجام دهید استفاده از دو کلید کیبورد یعنی + و – است.
> بدین صورت که در محدوده تایپی +-+ را وارد نمایید و Enter بزنید. خواهید دید که یک جدول خواهید داشت!

> علامت + نمایانگر ستون شما و علامت – نمایان گر میزان پهنای میان دو ستون است.
> جدولی که شما با +-+ رسم کردید یک جدول کوچک یک ستونه خواهد بود.

< برای درست کردن ردیف‌های بعدی کافیست کلید Tab را بزنید

چند ترفند کلیدی از Microsoft PowerPoint

مطمئنأ تمامی شما نرم‌افزار مایکروسافت پاورپوینت را می‌شناسید. به وسیله پاورپوینت می‌توانید اسلایدهایی از ناگفتنی‌های خود فراهم آورید، آن را تزئین کنید و در نهایت بر روی صفحه نمایش یا به كمك یك ویدیو پروژكتور بر روی پرده به نمایش درآورید. محیط این نرم‌افزار بر عكس محیط MS Word جای گزافه گویی نیست، بلكه شما در آن رئوس مطالب را می‌گویید و شكلها و نمودارهای خود را در آن نمایش میدهید و در نهایت آنچه در ذهنتان می‌گذرد و در قالب بیان نمی‌گنجد را به تصویر می‌کشید. اسلایدهای حاصل در اصل پوستری از سخنان شما هستند. نکات کلیدی خاصی در پاورپوینت نهفته است که با دانستن آنها می‌توانید به این بوم متحرک، طراوت بیشتری ببخشید. در این ترفند قصد داریم به معرفی این نکات اساسی و کلیدی بپردازیم.

چیدمان داخلی یک اسلاید
سعی کنید اکثر تغییر و تحولات مورد نظر خود را از طریق روشهای کلی و استانداردی که PowerPoint ارائه می‌نماید انجام دهید. هر چیز در پاور پوینت در قاب مخصوص خود جای می‌گیرد. همین طوری نمی‌توان در یک اسلاید شروع به تایپ نمود. باید یک جعبه متنی داشته باشیم و در آن متن یا تیتر مورد نظر خود را بنویسیم. برای ارائه و نمایش مجموعه اسلایدهایتان بدون هول شدن F5 را بفشارید و برای رفتن از یک اسلاید به اسلاید بعدی کافی است یکبار ماوس را کلیک کنید و یا دکمه فلش سمت راست یا بالا را بفشارید. F5 نمایش را از اولین اسلاید شروع می‌کند.

ساختن اسلاید و پنهان کردن آن
گزینه Duplicate silde منوی Insert از اسلاید جاری یک کپی دیگر درست می‌کند. ترفند کلیک راست روی آیکن اسلاید برای حذف یا پنهان کردن اسلایدها نیز بسیار کارآمد است. امتحانش کنید Hidden یا پنهان بودن یک اسلاید برای اسلایدهای توضیحی که به کمک Hyperlink به سراغشان می‌رویم. ولی نمی‌خواهیم در روال عادی نمایش دیده شوند و فقط در صورتی که رویشان کلیک کنیم نشان داده شوند کلی به کار می‌آید.

اسلایدها افقی یا عمودی
می‌توانید بگویید اسلایدها Lanscape و Portrait باشند. برای این کار سراغ Page Setup از منوی File بروید. نمی‌توان در آن واحد در یک نمایش هم اسلاید عمودی داشت و هم اسلاید افقی.
برای چنین هدفی بایستی دو نمایش جداگانه بسازید و در اولی یک لینک به دومی ایجاد کنید. نمایش اول دارای تنظیم صفحات افقی و نمایش دوم دارای تنظیم صفحات عمودی می‌باشد. در خاتمه نمایش دوم درباره آن را لینک به نمایش اول می‌کنید.
در حین اجرای یک پرزنتیشن برای متوقف ساختن یا ادامه دادن نمایش در پرزنتیشن کلید S و یا علامت بعلاوه را بفشارید برای ختمه نمایش اسلایدها Esc و یا Ctrl + Break را بفشارید.
برای رفتن به یک اسلاید با شماره خاص شماره اسلاید را وارد نموده Enter را فشارید. برای رفتن به اسلاید مخفی بعدی از کلید H استفاده کنید.
برای رفتن به اولین اسلاید 1+Enter را بفشارید و یا آنکه هر دو دکمه ماوس را همزمان دو ثانیه نگهدارید.

توقف نمایش اسلایدها
برای آنکه در حین نمایش متوقف شوید و یک صفحه با زمینه مشکی رنگ نشان داده شود کلیه B را بفشارید. برای نمایش یک صفحه یا زمینه سفید کلید W را بفشارید.

استفاده از اشاره گر ماوس به عنوان پرینتر
برای نمایش یا مخفی کردن اشاره‌گر ماوس و همینطور نوار ابزار Slideshow در حین نمایش کلید A و یا علامت مساوی را بفشارید. (بعضی وقتها علامت سفید اشاره‌گر ماوس روی زمینه نمایش ما خیلی توی چشم می‌آید) برای تبدیل اشاره‌گر ماوس به یک نقطه رنگی مثل یک پوینتر Ctrl + P کمک بگیرید.
برای مخفی کردن سریع نوار ابزار Slideshow کلید Ctrl + H و برای خاموش کردن آن ظرف 15 ثانیه Ctrl + U را بفشارید. برای نمایش دوباره اشاره‌گر ماوس Ctrl + A در خدمت شماست.
برای اجرای انیمیشن بعدی یا رفتن به اسلاید بعدی از N استفاده کنید. برای قبلی هم از P استفاده نمایید.

ساختن یک اسلاید خلاصه مطالب
اگر به طور خلاصه در یک اسلاید بخواهید بگویید که در اسلایدهای بعدی چه خواهید گفت یک اسلاید خلاصه مطالب بسیار کارآمد خواهد بود. برای این کار به نمایش Slide Sorter از منوی View‌ بروید و در آنجا اسلایدهای مورد نظر برای خلاصه سازی را با پایین نگهداشتن کلید Shift انتخاب کنید. سپس از نوار ابزار Slide Sorter گزینه Summary Slide را انتخاب کنید. این اسلاید خلاصه به صورت پیش فرض به عنوان دومین اسلاید نمایش قرار می‌گیرد و حاوی تیتر اسلایدهای منتخب خواهد بود. خلاصه مطالب به طور پیش فرض دارای رئوس مطالب تیترهای اسلایدهای موجود می‌باشد.

امضای دیجیتالی و رمزگذاری اسناد در word 2007

نرم‌افزار Word به عنـوان اصلی‌ترین ابزار ایجاد اسناد، از هر 9 كاربر 5 نفر را به خـود اختصاص می‌دهد و به كاربران ایـن فرصت را می‌دهد تا در اسرع وقت نامه‌های مشتریان، گزارشات مالی رؤسا و حتی پروژه‌های عظیم اجرایی را آماده كنند.

اما حتی در عـصر شـبكه‌های بی‌سـیم و با وجـود بـرنامه‌های جاسوسی، بـسیاری از افراد، اطلاعات حساس و مـهم خود را بدون حفاظت رها می‌كنند.

نگران نباشیـد. ویـژگی‌های جدیـد Office 2007 ماننـد امـضای دیجیتالی و رمزگذاری به شما كمك می‌كنند تا اطلاعات محرمانه خود را قفل كرده و دور از چشمان جست‌وجوگر دیگران نگه دارید.

 

امضای اسناد

نرم‌افزار Word 2007 یك ویژگی جدید امنیتی را برای اسناد، ارائه كرده است و آن امضای دیجیتالی است. شما می‌توانید به هر سند یك فیلد امضا اضافه كنید و به این ترتیب، فایل قفل شده و امكان انجام هیچ ویرایشی روی آن وجود نخواهد داشت مگر اینكه امضای دیجیتالی حذف شود.

ممكن است هر فردی قادر به حذف امضا و ویرایش فایل باشد، اما سند امضا شده، مهر تائید شماست.

 

 

 

استفاده از رمزگذاری و كلمه عبور

امضای دیجیتالی، سـند را در مقابل ایجاد تغییرات، حفاظت می‌كند و در واقـع به آن اعـتبار می‌بـخشد خصوصاً اگر از تـصویر bitmap امضای حقیقی خود استفاده كنیـد. اما هنوز این امكان وجود دارد كه اسناد امضا شـده، باز و خـوانده شود. بـنابراین اسـتاندارد AES (اسـتاندارد رمزگذاری پیشرفته) به هـمراه یك كلید 128 بیتی و SHA-1 به Word 2007 اضافه شـده است. باید به این نكته توجه كنید كه اگر سند موردنظر را به صـورت دیجیتالی امضا كرده‌اید، دیگر حتی با اضافه كردن یك كلمه عبور هم نمی‌توانید آن را تغییر دهید.

فقط اسناد امضا نشده می‌توانند توسط كلمه عبور حفاظت شوند. روی دكمه Office در قسمت بالای سمت چپ كلیك كنید، سپس گزینه Prepare و Encrypt Document را انتخاب كنید. كلمه عبوری را انتخاب كنید كه حدس زدن آن دشوار باشد. از حروف كوچك و بزرگ و اعداد بهره گیرید و برای برخورداری از بالاترین میزان حفاظت، حداقل از 8 كاراكتر استفاده كنید. حال روی OK كلیك كنید.

كلمه عبور را مجدداً وارد كنید. حال اگر هر فردی سند موردنظر را باز كند، باید كلمه عبور مربوطه را تایپ كند در غیر این‌صورت دستیابی به متن غیر ممكن است.

به منظور اضافه كردن امضای دیجیتالی، ابتدا سند موردنظر را باز و یا ایجاد كنید. سپس روی زبانه Insert كلیك كرده و گزینه Signature Line در سمت راست را انتخاب كنید. روی OK كلیك و سپس مواردی از قبیل اسم، عـنوان و آدرس پست ‌‌الكترونیكی شخص امضا كننده (خودتان) را پر كنید. شما حتی قادرید تاریخ را هم به امضای خود اضافه كنید. سپس روی دكمه OK كلیك كنید. برای امضای سند، روی محل امضا دابل كلیك كنید. اسمتان را تایپ یا روی Select Image كلیك كنید تا فایل bitmap امضای حقیقی خود را انتخاب كنید. سپس روی Sign كلیك كنید.

 

از بخش‌های مهم سند حفاظت كنید

ممكن است فایل موردنظر خود را امضا و یا رمزگذاری كرده باشید اما تصمیم بگیرید كه به دیگران اجازه دهید متن موردنظر شما را ویرایش كنند، اما این تغییرات كاملاً تحت كنترل شما باشد. در این حالت چه كار باید كرد؟ روی گزینه Review و سپس Protected Document (در قسمت راست) كلیك كنید و گزینه‌های قالب‌بندی را كه دیگران می‌توانند ویرایش كنند، انتخاب كنید. برای مثال شما می‌توانید این اختیار را به آنها بدهید كه مثلاً فونت را تغییر دهند ولی در اندازه آن تغییری ایجاد نكنند. همچنین شما می‌توانید از Track Changes استفاده كنید. در این صورت ویرایش صورت گرفته به صورت متمایز نمایش داده می‌شود. برای حفاظت از سند، گزینه Start Enforcing را انتخاب كرده و سپس رمز عبور را وارد و بعد تائید كنید.